СФМ

Привет, незнакомец!

Похоже, вы новенький! Чтобы пообщаться с нами, кликните на одну из кнопок ниже :)

Войти с Facebook Войти с помощью Google Войти с помощью OpenID Войти с помощью Twitter\a Вход через vkontakte.ru
Экономь Время Деньги Нервы 2
  • Часть 2. Решение основных задач

    В предыдущей статье были обсуждены общие вопросы построения бюджета в Сбшке. Дан краткий обзор возможностей и вкусностей. Теперь приступаем к конкретному использованию. Как обычно, начнём с задач, которые решаются в системе бюджетирования.

    Итак, каковы же эти задачи, которые решаются при ведении своего бюджета:


    • Во-первых, это удобство формирования и реформирования структуры бюджета под свои нужды. Нам потребуется механизм, который позволит в произвольный момент времени добавить нужную статью (категорию), сделать её подчинённой (или вывести из подчинения), переименовать, переместить, удалить…При этом нас не должно заботить, чтобы все месяцы плюс План и План/Факт были бы одинаковы по структуре. Ну и чтобы наши преобразования не отразились на достоверности уже введённых данных.
    • Во-вторых, хочется простого интерфейса для ввода самих данных. Заполнять большое количество полей в форме ввода бывает утомительно, особенно при разбивании чеков по статьям.
    • В-третьих, не помешала бы возможность использовать формулы, как в excel, чтобы формировать зависимые строки или колонки. И возможность переноса и копирования условно постоянных значений как «плата за квартиру», «выплаты по кредиту». Особенно это требуется при формировании плана.
    • В-четвёртых, необходим контроль – надо иметь возможность увидеть что у нас в реальном кошельке и что мы учли в системе (в идеале цифры в системе и в реальном кошельке должны совпадать, но иногда этого не происходит; тогда я заношу подобное отклонение в строку «непонятки»; бывает с плюсом, бывает с минусом.
    • В-пятых, сравнить чего думалось и что из этого получилось. Анализ План/Факт позволяет увидеть картинку отличия наших пожеланий и реальности.
    • В-шестых, Ну не хочется делать на новый год новый бюджет ручками – так что пусть одним кликом создаётся бюджет по образцу, особенно, если их несколько.
    • В-седьмых, хочется чтобы была возможность откомментировать затраты. По себе знаю как иногда забавно читать примечания (что же было на самом деле) к той или иной ячейке (статья бюджета по дням).
    • В-восьмых, иногда требуется раздельный учёт, например, командировочных расходов. И желательно чтобы это было на том же листе.
    • В-девятых, хочется чтобы всё это было наглядно.

    В целом требуется простота, удобство и наглядность, Ну и минимальные затраты времени на всё это.

    Как это происходит в Сбшке – так же по пунктам:

    • Формирование и реформирование структуры бюджета. – Программа обеспечивает внесение изменений в структуру строк (статей, категорий) в любой момент времени и на любом листе. Можно создать новую строку, сделать её подчинённой (данные будут просуммированы в вышестоящую), переименовать, сдвинуть вверх или вниз, удалить (будет выдано предупреждение, что вместе со строкой удаляться и данные, в ней находящиеся, по всем листам книги бюджета). Книга всегда синхронизована по всем листам. Естественно, что все системные формулы тоже будут синхронизованы. Групповые операции поддерживаются. Интересная операция «Дублировать строки вместе со структурой». - Она позволяет, выбрав агрегирующую строку, одним кликом, создать её копию вместе со всей структурой строк, являющихся подчинёнными (суммируемыми), формулами и данными, независимо от количества вложений (количество уровней вложенности строк – девять). Программа сама пересчитает агрегирующие значения. Если кажется что что-то не так – есть волшебная кнопка (иконка) в тул баре «Пересчитать лист». Но обычно «не так» находится в пользовательских формулах.
    • Ввод данных. – В системе существует два вида ввода данных: данные плана и данные факта. Данные плана – это данные, которые вводятся на листе «План» и отражают Ваше предвидение своих поступлений и затрат. Данные факта отражают реальные поступления и затраты, которые уже сделаны, и вводятся в каждом месяце на соответствующем листе месяца. План/Факт формируется автоматически и служит только для анализа.
    • План – вот уж где можно развернуться… Здесь вводятся хотелки, предположения по доходам и расходам. Можно сразу ввести и примечания по конкретным цифрам и эти примечания будут переданы в соответствующий месяц (Факт) и на лист План/Факт, чтобы Вы не вспоминали «А что же такое я здесь думал(а)?». Данные вводятся в базовые (белые) строки, а дальше суммируются по всем уровням иерархии до строк первого уровня: «Доходы», «Расходы».СБ2-1.jpg
    • Факт – горькая правда о текущем состоянии дел. Нужная строка и день недели, число месяца – это ячейка куда заносятся реальные доходы и расходы. Это то, что уже не исправить. Здесь, как и в Плане, можно использовать формулы типа «=20+30+50» или «=35*3»( типа три кило картошки по 35 рублей за кило). Вообще формулы можно использовать любые. Но если для анализа требуется подсчёт среднего значения стоимости поездок в день или ещё чего, то лучше эту формулу написать ниже используемых Сбшкой строк, чтобы не мешать реальные данные с аналитикой.СБ2-2.jpg
    • Использование формул. – Есть системные формулы и пользовательские. За системные отвечает программа, Она их формирует и поддерживает. А вот защиты у них нет. Но если случайно чего-то испортилось, достаточно использовать команду «Восстановить формулы СБшки на листе» и СБшка всё подправит. За пользовательские формулы отвечает сам пользователь. Но и здесь есть приятность. – При создании нового бюджета по образцу пользовательские формулы, за исключением формул типа «=20+30», будут созданы в новом бюджете.
    • Контроль соответствия данных системы и реального кошелька. – Нижняя строка СБшки называется «Остаток денег в кошельке». Есть плановый остаток – он вводится в первую ячейку на листе План – и тут же бежит до декабря. Есть фактический остаток на начало года – он вводится в январе и бежит сразу до 31 декабря. Когда Вы вводите доходы или расходы он автоматически меняется. Его задача отражать реальное количество денег в кошельке.
    • Анализ План/Факт. – Для анализа по месяцу существуют колонки сразу после наименования строк. Они видны всегда, но могут быть свёрнуты до одной. Всегда видна только колонка «Факт». Обычно держат развёрнутой ещё колонку «План», а вот колонки «Откл» (абсолютное отклонение Факта от Плана) и «Откл%» (процент отклонения Факта от Плана) открывают по необходимости. В этих колонках красным цветом показываются угрозы: недобор по доходам или перебор по расходам. Для анализа год по месяцам используется лист План/Факт.
    • Создание бюджета по образцу на конкретный год. – Если у Вас уже есть бюджет, созданный в Сбшке, то вы легко можете создать бюджет на следующий год или другой кошелёк с такой же структурой статей, но для чего-то другого. Кошельки (бюджеты) абсолютно автономны. Если на экране находится бюджет, то командой «Создать новый бюджет» будет создан такой же, только без данных и формул типа «=20+30». Если на экране книга Excel или Excel_+++, то будет создан пустой бюджет, который можно будет наполнить своим содержанием.
    • Примечания. – Примечания создаются так же как в Excel. Но если примечание создаётся на листе План, то оно автоматически передаётся на лист соответствующего месяца и на лист План/Факт.
    • Раздельный учёт. – В одном бюджете можно сформировать дополнительные блоки для раздельного учёта. Например, можно выделить блок «Командировочные расходы», где будут автономно учитываться получение командировочных и затраты во время командировки.
    • Наглядность. – Как уже говорилось выше, вводя данные по затратам, Вы сразу видите не только окружающие суммы, но и общую сумму по этой статье, использованную уже в этом месяце, и общие суммы доходов и расходов (просуммировались автоматически), и разницу между доходами и расходами, и остаток денег в кошельке. А так же насколько Вы отклонились от исходного Плана, сколько уже перебор или недобор. Интересно так же использовать диаграммы – они иногда показывают занимательную динамику. Можно скрыть строки, которые сейчас не интересны и легко найти нужную строку в достаточно большом объёме данных. Календарь, соответствующий году, позволяет легко ориентироваться в течение месяца как по числам, так и по дням недели.

    Таким образом мы прошлись по основным задачам, которые приходится решать при работе с бюджетами, и по способам их решения в Сбшке. Если возникли какие-то вопросы или что-то выпало из рассмотрения я с удовольствием отвечу

    Валерий Русаков


    Другие статьи